Благодарствени имейли

Заглавието е важно, тъй като често може да повлияе върху решението на получателя дали да отвори или не писмото. Според доклад на Retention Science заглавията съдържащи между 6 до 10 думи са с най-висок процент на отваряне. Освен разумната дължина на заглавието, уверете се, че заглавието е креативно и привлича вниманието, а не е просто ‘Благодарим ви’.

Правилният начален поздрав задава тона на цялото писмо. Ако знаете кой е получателят, можете да започнете писмото с “Здравейте …” или “Скъпи/а …”. Ако писмото е по-скоро неофициално, можете да се обърнете към получателя по име. Когато става въпрос за официално писмо използвайте “Г-н” или “Г-жо”, последвани от фамилията на клиента.

Веднага преминете към същността на писмото и обяснете за какво точно благодарите на клиента. Писмото трябва да бъде посветено на изразяването на признателността ви към клиента. Не рекламирайте компанията си, освен ако не става въпрос за съдържание с образователна цел, изпращане на специална оферта или нещо ценно.

Нека писмото звучи колкото се може по-лично и като написано от реален човек. Изпращайте имейлите от името на реален служител в компанията ви, вместо от имейл адрес “Не отговаряйте на това съобщение”. Друг начин да хуманизирате писмото е като използвате емоджита, ако разбира се това е подходящо.

Персонализираните имейли се радват на по-висок процент привличане и ангажиране на клиенти. Проучвания показват, че имейлите с персонализирани заглавия имат 26% по-голям шанс да бъдат отворени в сравнение с останалите. Можете да персонализирате писмото като дадете по-подробна информация за какво точно благодарите.

В зависимост от аудиторията ви, дали тя би приела писмо написано в по-неофициален стил и съдържащо щипка хумор, не забравяйте да поддържате като цяло професионален тон, което означава да не използвате жаргонни и разговорни фрази.

Направете така, че комуникацията да не бъде едностранна, давайки възможност на потребителя да продължи разговора и го уверете, че сте на няколко клика разстояние, ако има нужда от помощта ви:

“If you have any questions about using our product/ service in the future, please don’t hesitate to contact me via live chat or email.”

След като приключите с основното послание на писмото, можете да го завършите като благодарите на клиента още веднъж:

“Thanks again for your feedback/for your support/for the purchase/for being a loyal customer for years.”

Когато избирате правилната завършваща фраза, степента на официалност ще зависи от получателя. Някои от най-подходящите завършващи фрази при бизнес кореспонденция са: “С уважение …”, “Искрено Ваш/а …”, “С най-добри пожелания …”, “Поздрави…”, “С благодарности”, “Приятен ден/уикенд …”.

Преди да натиснете “Изпрати”, проверете цялото писмо и се уверете, че звучи гладко, предава изразената признателност и благодарност по правилен начин, няма печатни или граматически грешки, които могат да сринат ефекта на писмото.