Чат за образователни и неправителствени организации

Формирането на лични връзки е един от крайъгълните камъни на образователните и неправителствените организации. Те се основават на интереса, репутацията и подкрепата на ученици, дарители или други заинтересовани страни.

Дигиталната комуникация отвори врати към нови възможности за стратегия за прием на ученици, планиране и набиране на средства.

Live чатът е идеалното приложение за всяка институция, която иска да модернизира обслужването на клиентите си и да формира дълготрайни отношения.

Какво е live чат? 

В случай, че се чудите какво точно представлява live чатът , можем да го разделим на три основни компонента, които формират един завършен комуникационен канал.

• Live чат софтуер 
• Инструмент за Live чат
• Live чат поддръжка

Софтуерът за Live чат е чат от сложен многоканален help desk софтуер, който включва тикетинг система, кол център, социални мрежи, база знания,клиентски портал и още много.

Софтуерът за live чат предлага много функции за обслужване на клиенти, което mu дава предимство пред други комуникационни канали при обработка на онлайн запитвания.

Инструментът за чат на живо е прозорец за съобщения, базиран в браузъра, активиран при щракване върху приложение за чат, известно също като бутон за чат . Това е напълно адаптивна и лесна за използване функция, която е лесна за интегриране във Вашия уебсайт.

Всеки предварителен дизайн на бутона за позиция, анимация и така нататък може да бъде открит в галерията чат бутони или създаден изцяло от нулата чрез имплементиране на Ваш собствен код.

Вградете чат бутона на определени от Вас страници, като тази за регистрация, често задавани въпроси или дарения и вижте положителните резултати . 

Обслужване чрез live чат е услуга, която организацията предоставя външно за обществеността или вътрешно на своите служители. Това е най-бързият начин да се помогне на всички посетители на уебсайта, които имат нужда, тъй като всяка чат сесия се провежда в реално време с човек, а не с чатбот.

Какви са предимствата на live чата пред телефона или имейла?

Нека бъдем откровени; нито телефонът, нито електронната поща скоро ще остареят. Всъщност те все още са предпочитан канал за комуникация за много клиенти. Причините за това са много, но безспорно е, че чатът на живо нараства в популярността си, откакто стана правило да се използва интернет за всякаква комуникация.

Поколението на милениума възприе особено добре софтуера за Live чат. Повече от 63% от милениалите предпочитат  на основните им запитвания да се отговаря чрез live чат.

Тъй като модерният софтуер за чат става все по-комплексен, неговите предимства пред телефона или имейла стават все по-очевидни.

Но какви са тези предимства?

Нека погледнем основните три.

• Намаленото средно време за изчакване. Както телефона, така и имейлът изискват известни усилия от страна на клиента, за да осъществи комуникация. Става въпрос за задържане на линия по телефона, за да стигнете до сътрудник, или писане и изчакване на отговор. Не само, че Live чатът се осъществява мигновено, но също така служителите могат да прикачат всякакви необходими файлове, като документи или споразумения.

• Мултитаскинг. Сътрудниците разбират усилията, необходими за превключване между телефони или имейли, за да помагат на своите клиенти непрекъснато. Операторите на Live чат могат да се справят с множество разговори с лекота, без да нарушават концентрацията си за изпълнение на задачи във фонов режим.

Резултатът? По-ниски оперативни разходи и увеличена възращаемост на инвестициите, след като не е наложително да наемате огромни екипи за всички комуникационни канали. Значително предимство за образователните и неправителствените организации, които често са с ограничен бюджет.

В случай че заявките за чат станат прекалено много, за да се справят с тях, Вашите администратори винаги могат да настроят броят чатове, на които конкретен сътрудник може да отговаря едновременно или да настроят цялостен максимален брой чакащи на опашка.

• Намален обем на тикетите . Да бъде затрупан от входящи обаждания или имейли е нещо, което е твърде познато на всеки, който работи в обслужването на клиенти. Не само това, но обикновено запитванията по телефона или имейла траят по-дълго. Има възможност за връзка с Вашия екип директно от уебсайта

Всичко това е възможно с Live чат, тъй като всички комуникации се извършват от комфорта на Вашия компютър, докато Вашите потенциални или редовни клиенти сърфират в сайта Ви.

Дори не се нуждаете от компютър. Live чатът е оптимизиран за мобилни и други устройства, така че Вашият екип да отговаря отвсякъде на всичкиплатформи.

Какви са ползите от използването на Live чат за образователни и неправителствени организации?

През последните години образователните и нестопанските предприятия отбелязват значителни промени в своите маркетингови и сервизни стратегии. Основният двигател е технологията. С по-лесното свързване в световен мащаб нараства и интересът от страна на ученици или организации от други държави.

Ефективната комуникация е ключът към изграждането на доверие.

Предимства на live чат за обрвазователни организации:

• Помага на учениците със заявленията, регистрацията и всяка друга процедура
• Съвети в реално време
• Предложения за различни курсове
• Затвърдено доверие във Вашата ученическа институция и нейната структура
• По-добра ангажираност от страна на учениците и родителите
• Повече заявления и записвания

Предимства на Live чат за неправителствени организации:

• Повишена обвързаност с дарителите
• Адаптиране на различен подход
• Стабилна дарителска подкрепа като резултат от положителен опит при обслужването
• По-добра приемственост между дарителите и Вашата организация
• Събиране на данни за следващата Ви благотворителна стратегия
• Водете дарителите си през различните стъпки на взимане на решение, например по време на дарителския процес.

Какви функции на live чатът могат да използват при обслужването на клиенти образователните и незправителствените организации?

• Универсална пощенска кутия

Жизненоважно е да съхранявате информацията и профилите на Вашите индивидуални или бизнес дарители или студенти като част от Вашата следваща стратегия за набиране на средства, търсене на заинтересовани страни или записване за обучение.

Всяка сесия за чат се преобразува в тикети и се записва в универсална, споделена пощенска кутия. Вашите оператори могат да събират и съхраняват данни от разговорите, благодарение на вграден CRM . Всеки служител ще може да отговори, тъй като ще има цялата необходима информация готова и достъпна по всяко време.

• Активни чат покани:

Една от най-съществените функции, активната покана за чат, е изскачащо след определено време съобщение, което се появява на уебсайта като персонализирана покана или въведение.

Чрез наблюдение на текущ URL на чат посетителя, можете да достигнете до него и да предложите помощ. Служителите могат да създадат единични или множество покани или напълно да ги изключат, ако са ангажирани с други чат сесии.

• Преглед на въвеждането в реално време

Незадължителна, но полезна функция за всеки служител, който предпочита да е крачка пред клиентите. По време на разговор, сътрудникът може да наблюдава какво се въвежда и да подготви отговор си още преди клиентът да е натиснал изпрати.

•  Шаблонни отговори 

Шаблонните отговори рационализират работния процес, като използват запазени и предварително дефинирани кратки текстови отговори на най-често срещаните въпроси.

• Чат разпределение 

Насочването на чата е много важно, ако той трябва да достигне до правилния отдел на съответния факултет или проектния екип на кампанията. Сътрудниците или администраторите на чата могат да избират измежду три предварително дефинирани опции за маршрут, за да осигурят бърза и точна комуникация:

• Произволно възлагане на задание
• Позвъни на всички
• Максимално използване

• Тагове 

Маркерите могат да се поставят както ръчно, така и автоматично на определени думи или фрази и по този начин да насочват работата към отделен служител.

• Последваща анкета

Позволява въвеждане и обратна връзка от клиенти и оценяване на ефективността на сътрудника или общото удовлетворение от чат сесията.

• Многоезичен чат 

Учениците или дарителите могат да са от всяко кътче на света. Live чатът позволява на Вашата институция да стане изключително глобална, чрез използване на приложението за адаптиране на езика. 

• Видео чат 

За да осигурите още по-лично отношение във Вашето обслужване на клиентите, използвайте едновременно видео и чат. Настройте го по същия начин като чат бутона , като поставите бутона за видео чат на определени страници на Вашия уебсайт.

Ако искате да видите всички наши достъпни планове, включваши допълнителни функции, насочете се към нашата страница с ценови предложения. 

Какви са гайдлайновете и правилата за чат разговор?

Чат разговорите варират, според ситуацията, но някои процедури и правила трябва да се спазват при онлайн комуникация.

Самостоятелно или в група, всеки чат оператор трябва да притежава пълен набор от умения за обслужване на клиенти, от основните знания като компютърна грамотност, отлична граматика и бързо писане до личностните качества като емпатия и търпение. Всички те формират завършен онлайн чат етикет. 

Разговорите в live чата са за бърз обмен на информация, така че служителите трябва да бъдат експерти по темата. Внедряване и поддържане на база знания може да служи като чудесен източник на информация за сътрудниците и за клиентите, които предпочитат self-service самообслужване пред традиционното такова.

Може ли прехвърлянето на обслужването на клиенти на външна фирма да донесе ползи на образователните и неправителствените организации?

Става все по-стандартна практика бизнесите или институциите да прехвърлят на външна фирма обслужването на клиенти.

Основните мотиви са управлението на времето, притеснения за бюджета и разпределението на работното натоварване. Повечето образователни и неправителствени организации не назначават големи екипи за обслужване или не работят денонощно, така че часовете им за поддръжка са ограничени. За щастие, по тази причина съществуват специализирани центрове.

Научете повече за ползите от това да прехвърлите Вашия LiveAgent профил на външна фирма here.

Как да интегрирате софтуерът за Live чат на Вашия уебсайт?

Интегрирането на Live чат бутон на Вашия уебсайт е лесно, като да научиш 2+2=4. Когато се регистрирате и получите достъп до Вашия LiveAgent профил, всичко което трябва да се направи е да копирате и поставите кратъкHTML код.

Знаете ли какво още е страхотното? Няма нужда да инсталирате допълнителен софтуер. Ако обаче искате да се свържете с трети софтуер, приложение или добавка, за да подобрите клиентското обслужване, това е напълно възможно чрез интеграциите Native или Zapier . 

Сигурност

Защитете данните на Вашите ученици и дарители. Комбинираните функции за сигурност на LiveAgent ще Ви осигурят спокойствие, знаейки че техните данни са защитени.

Това са някои от функциите за сигурност, които предлагаме: 

• Блокиране на IP адреси
• Двустепенна верификация
• HTTPS криптиране
• Множество центрове за данни
• GDPR
• API сигурност

База знания

Както се казва, “Знанието е сила.” Имайки предвид това, нашата база знания непрекъснато се актуализира с нова информация. Не само това, ние също насърчаваме нашите потребители да допринесат и да изградят общност чрез нашияклиентски портал.