Проследяване на времето

Защо трябва да следите времето за работа?

Проследяването на работното време е важно, защото ви дава общ преглед на вашите:

• Представяне
• Обща продуктивност
• Ефективност
• Обем на задачите

С инструментите за проследяване на времето е лесно да определите дали Вие и Вашият екип се фокусирате върху решаването на важните проблеми. Често инструментите за проследяване на времето могат да покажат, че задачи, които отнемат много време, могат да бъдат опростени или автоматизирани.

Например, ако видите, че Вашите служители прекарват много време в отговор на едни и същи въпроси, би било полезно да създадете предварително дефинирани отговори или шаблонни отговори.

Освен това, ако видите, че na някои служители отнема твърде много време, за да се справят за основни задължения, това може да е индикатор, че те са непродуктивни и протакат, за да запишат повече часове работа. Това, разбира се, може да бъде избегнато, като се знае средното време за изпълнение на задача на Вашия екип.

Как да използвате приспособлението за проследяване на времето в LiveAgent?

Вграденото приспособление за проследяване на LiveAgent отчита времето, което Вашите служители отделят за разрешаване на тикети от контактните форми, имейл, социални мрежи, клиентски портал, чат, и обаждания.

Как работи приспособлението за проследяван на време в LiveAgent?

Когато функцията е включена, тя автоматично проследява колко време е отделил всеки служител за разрешаване на отделни тикети. Моля, имайте предвид, че системата проследява само времето, когато агент активно работи по случай. Това означава, че тикетът трябва да бъде:

• Отворен от служител
• Разгледан от служител
• По него се работи (служителят трябва да пише, кликва или поне да движи мишката си)

Ако служителят е неактивен повече от 30 секунди, проследяването на времето спира. Освен това, ако той премине към друг тикет, раздел или приложение в браузъра, проследяването отново спира.

Ако Вашите служители често работят в различни раздели / приложения, може би е най-добре да изискате ръчно въвеждане от тях. Ако случаят е такъв, можете да включите настройка, която ще накара служитлите да подават ръчно времето, прекарано за обработка на всеки един тикет.

Как да настроите проследяване на времето в LiveAgent

1. Впишете се в LiveAgent.
2. Кликнете на Конфигурация (иконката с форма на зъбно колело в менюто вляво).
3. Кликнете на Система.
4. Кликнете на Приставки.
5. Намерете приставката за проследяване на времето и натиснете бутона Активирай.

6. Системата ще Ви поиска потвърждение. Натиснете Да.

7. Системата ще Ви поиска друго потвърждение за презареждане на приложението LiveAgent. Натиснете Да.

8. Когато видите, че приставката е зелена (както е показано по-долу) значи успешно сте я включили

9. Кликнете на Конфигурация отново.
10. Кликнете на Система.
11. Кликнете върху Проследяване на времето.
12. Ако искате да накарате Вашите служители да въведат ръчно работното си време за всеки тикет (както е показано по-долу) сложете отметката и натиснете Запази.

Проследяване и отчитане на времето

Ако искате да видите всички отчети за времето, които системата е проследила и Вашите служители са изпратили, можете да кликнете върху Отчети (в лявата лента на менюто) и да изберете Отчет за времената.

Можете да филтрирате отчета си за определен период от време, за конкретен служител, тикет, клиент, компания, дата на отчета, фактурирана дата и тип на въвеждане (ръчно, автоматично). Можете също да експортирате всички отчети за времето в CSV файл, за да улесните споделянето на информацията с висшия мениджмънт.

Ако Вие или Вашите служители не сте отбелязали работното си време чрез ръчно въвеждане, можете да го направите от тук, като кликнете върху Редактиране. Това е особено важно, ако таксувате клиентите си за обслужването, което предоставяте .

Предимства от проследяване на времето

Подобрена ефективност и продуктивност

Проследяването на времето е чудесен инструмент за подобряване на продуктивността и ефективността на служителя. Събирането на данни по този начин може да Ви помогне да извлечете полезна информация за подобряване на процесите на поддръжка чрез правила за автоматизация или интеграции. Също така може да Ви помогне да идентифицирате служители, които се нуждаят от повече обучение.

Подобряването на ефективността и продуктивността на служителите е важно, защото колкото по-продуктивни са те, толкова повече време и пари спестявате. Ефективността на служителите също влияе на удовлетвореността на клиентите и задържането им.

Ако Вашите служители могат да обработват тикети с относително бързо темпо , клиентите ще бъдат доволни от Вашето обслужване (тъй като никой не обича да чака за отговори или разрешаване на проблеми).

Отчетност за изпълнение

Да държите служителите си отговорни е важно и приспособлението за проследяване на времето могат да помогнат точно с това. Ако някои служители отделят нереално много време, за да отговорят на лесни въпроси / тикети, разбирате, че трябва да се направи атестация.

Или ако забележите, че някои от Вашите служители реагират на тикетите твърде бързо, но имат много отрицателни оценки и обратна връзка от клиентите, това може да е индикатор, че те не се фокусирайте напълно, а просто искат да „приключите с това“.

Приспособлението за проследяване на времето Ви дава поглед върху представянето на Вашите служители

Балансиран работен обем за Вашите служители

Накрая, но не на последно място, приспособленията за проследяване на времето Ви помагат да създадете балансирани работни процеси. Тъй като всеки служител има различно темпо на работа, можете да разгледате отчетите за неговите резултати и да коригирате броя на входящите обаждания / чатове, които ще получава.

Някои служители се справят много добре в забързана среда с голямо натоварване, докато други се стресират . Важно е да знаете стила на работа на Вашия служител и да коригирате спрямо него.

Полезна информация

Ако искате да научите повече за проследяването на времето и други сходни теми, вижте нашата база знания

• Как да настроите проследяване на времето
• Интеграция с Clockify (външно приложение за проследяване на времето)
• Научете повече за докладите от представянето
• Научете повече за служителските доклади
• Научете повече за отчетите за дотъпност

Готови ли сте да започнете проследяване на работното време?

Проследявайте лесно работното време на служителите. Впишете се за безплатна 30-дневна пробна версия и вижте колко е лесно. Започнете безплатна пробна версия днес. Без изискване за кредитна карта.