Как да стартирате имейл (Съвети + шаблони)

С над 300 милиарда имейли изпращани и получавани всеки ден, имейлът е съществено средство за комуникация. Да разбереш как да стартираш бизнес имейл по професионален начин – особено когато пишеш на някой, когото не познаваш – може да бъде предизвикателство както за специалистите по маркетинг, търговци, така и за представителките за обслужване на клиенти.

Всъщност, как започвате имейла си, може да направи разликата между вашия получател затваряне на имейла веднага (и изтриването му) или четене на. Следната статия предоставя няколко съвета как да започнете имейл заедно с някои от най-често срещаните имейл поздрави и имейл стартери, които можете да използвате във вашата бизнес кореспонденция.

Какво да включите в началото на имейлите си

1. Поздрав или поздрав

Започнете с подходящ поздрав в зависимост от това колко формално трябва да бъдете. Винаги включвайте името на получателя (ако го знаете), за да направите поздрава по-личността. Не на последно място, проверете два пъти дали сте изписвали правилно името на получателя. Про бакшишът ни? Копирайте и поставете името им, както се вижда в предишните имейли, имейл подписи или уеб сайтове, за да сте сигурни, че няма да направите печатна бележка.

2. Въведение и основание за писане (ако е необходимо)

Когато пишете на някого за първи път, представете се и включете скъсено изречение за целта на имейла си. Това изречение може да определи дали получателят ще прочете имейла ви или ще го игнорира, така че се уверете, че целта ви е ясна и убедителна.

Ако имате общи приятели, колеги или познати, споменете ги, тъй като това може да увеличи шансовете ви за получаване на отговор. Например, бихте могли да направите фино име спад по следния начин: “Здравейте [Име], аз се натъкнах на нашия общ приятел Ричард (от [Компания]) през уикенда и той спомена, че имате нужда от нов инструмент за бюро за помощ, тъй като настоящият ви доставчик просто не го реже вече…”

3. Отваряща фраза/ добри пожелания (по избор)

Ако не сте писали на получателя дълго време или ако имате случайни отношения с получателя, би било подходящо да включите бърза, положителна бележка като “Надявам се, че се справяте добре”. Това може да зададе правилния тон за останалата част от имейла ви.

Като алтернатива, ако получателят е споделил някои актуализации на LinkedIn или други социални медии, не се колебайте да ги поздравите за последните им постижения (както лични, така и професионални). Бихте могли да кажете нещо като “Поздравления за промоцията ви” или “Поздравления, вълнуващо е да видите [Компанията на получателя] да придобие такъв важен клиент като [Company]”.“

4. A благодаря линия (по избор)

Въз основа на контекста можете да добавите кратка линия “благодаря” към вашата имейл кореспонденция. Ако например вашата перспектива/клиент се е свързала с Вас с запитване, “Благодаря ви, че протегнахте ръка” или “Благодаря ви, че се свързахте с [Компания]” е задължително задължително. Въпреки това, винаги, когато поставите в благодарствена бележка, важно е да я направите персонализирана, тъй като стандартните благодарствени бележки (като посочените по-горе) са малко твърде родови и могат да излязат като студени или standoffish.

Като просто добавите име преди вашата линия за благодарност, съобщението звучи по-топло и приканващо. Ето един пример: “Емили, благодаря ви много, че се свързахте с [Company] и за това, че повдигнахте този въпрос. Напълно си прав…”

Примери и шаблони за стартиране на имейл

Професионални имейл поздрави

“Здравейте [Име]” е може би най-често срещаните и най-широко използваните имейл поздрав в света на бизнеса. Този поздрав обикновено се препоръчва за полуформални и неформални стилове за комуникация. Ако искате да бъдете малко по-формални, “Здравейте” може да бъде заменен с “Здравейте”.

“Уважаеми [Име]” също е подходящо както за формална, така и за неформална комуникация. За ваше удобство сме подготвили цял списък с други генерични поздрави, от които можете да избирате при стартиране на професионалния си имейл. Проверете ги:

Общи изрази за отваряне на имейл

Следвайки поздрава, можете да включите кратко изречение за отваряне, за да стартирате имейла си. Най-добре е обаче да избягвате изречения като тези, ако пишете официален имейл или студен имейл с потенциален клиент, тъй като те могат да дойдат твърде приятелски. Ето някои от най-често срещаните примери за отварачи за имейли:

Проследяване на фразите за отваряне на имейл

Ако не сте сигурни какво да пишете в началото на последващия си имейл, обмислете включването на една от следните фрази за отваряне на имейл, които могат да счупят леда:

Отговор на имейл отваряне фрази

Когато отговаряте на клиент или перспектива, кратка линия “Благодаря” е подходяща в много случаи. Ако не сте сигурни как да включим “Благодаря” или се нуждаете от още малко вдъхновение разгледайте някои от нашите алтернативи:

Как да стартирате имейл за студени продажби

Когато пишете студен имейл до перспектива, първият абзац ще определи дали перспективата ви ще намери съобщението ви, което си струва да се чете, така че е важно да впечатлите и откроите. Ето някои примери за това, което можете да включите във вашия уводен абзац:

Ако желаете да научите повече, разгледайте шаблоните за имейли за студени продажби.

Как да стартирате имейл за проследяване на продажби

Проследяването на перспектива, особено ако не са отговорили на предишното(ите) ви съобщение(и), може да бъде сложно. Ако е така, изпробвайте едно от тези ефективни изречения за отваряне на имейл– те може да са от полза!

Ако желаете да научите повече, разгледайте шаблоните за имейл за последващи действия при продажби.

Как да започнете след покупка / клиент добре дошли имейл

Винаги, когато някой купи вашия продукт или се регистрира за вашата услуга, трябва да му благодарите, или да го приветствате в “семейството”, за да гарантирате, че връзката ви започва чудесно. Най-добрият начин да направите това е чрез писане на имейл за добре дошли, който включва благодарствена бележка, кратко въведение и всяка полезна информация.

Чувствайте се свободни да проверите още шаблони за имейл след покупката и шаблони за имейли за добре дошли.

Как да стартирате имейл за обслужване на клиенти

Почти всеки имейл за обслужване на клиенти трябва да започне с бележка “Благодаря”, независимо дали отговаря на обикновено искане за обслужване на клиенти или отговаря на оплакване на клиент. Ето как може да изглежда:

Ако желаете да научите повече, разгледайте шаблоните за обслужване на клиенти.

Как да стартирате имейл за извинение на клиента

Когато  отговаряте на ядосани или недоволни клиенти, не забравяйте да покажете съпричастност и да издадете извинение от името на бизнеса си. Ето как можете да го направите:

LiveAgent комбинира отличен лайв чат, запитвания и автоматизация, които ни позволяват да предложим изключително обслужване на нашите клиенти.

Гледайте как да пишете имейли на английски – официални, полуформални или неофициални

Writing Emails In English - Formal, Semi-Formal or Informal? | Derek Callan - English for ProfessionalsP0Y0M0DT0H0M673S

Derek Callan - English for ProfessionalsOctober 14, 2024

hi everybody and welcome back to english.
for professionals i'm derek and i'm here.
with another short lesson for you busy.
people in this business english emails.
lesson i'm going to show you the.
differences between formal.
semi-formal and informal emails.
[Music].
before we get started if you need.
english for work and you're interested.
in short lessons to help you with your.
business english then subscribe to my.
channel now hit the red button and don't.
forget to click on the little bell that.
way you'll be notified every time i.
upload a new lesson and now.
let's get started.
we're going to do three things in this.
lesson.
first of all we'll talk about the.
different kinds of people we write.
emails to and we'll categorize them into.
formal semi-formal and informal after.
that i'll show you example emails in.
each style and at the end of the lesson.
i'll show you lots of extra example.
phrases in each style.
let's start with formal emails we.
usually use a formal style when we write.
to new customers suppliers and business.
partners and also to people who are in.
higher positions managers bosses and.
directors.
we usually use a semi-formal style with.
colleagues we know but not very well and.
also with existing customers suppliers.
and business partners.
we use an informal style when we write.
to friends and family and also to.
colleagues or business partners we know.
very well and work with on a regular.
basis.
the most common style to use in business.
is the semi-formal style but of course.
there are exceptions.
for example it's quite possible that we.
could use an informal style to write to.
a customer or a supplier but only if we.
know that person very well and if we.
have a good and long relationship with.
them and one more thing the style you.
use also depends on the culture in your.
company as well as the business culture.
in the countries you work within so you.
need to be aware of those factors.
and now it's time to look at some.
examples we'll start with the formal.
style and the email we're going to look.
at is a follow-up email after a formal.
business meeting with a potential new.
business partner.
we start with a formal greeting dear.
miss amir.
first of all i would like to thank you.
for the productive meeting on monday it.
was lovely to meet you and learn more.
about your business here we have formal.
phrases like i would like to and it was.
lovely to meet you.
as discussed in the meeting i am sending.
you the additional information about.
that you requested i have attached a.
document with all of the details and.
here we have more examples of very.
formal phrases as discussed in the.
meeting.
that you requested and so on if you.
require any further information please.
do not hesitate to contact me again a.
typical formal style.
i look forward to our next meeting on.
january 10th.
best regards derek callum.
i look forward to and best regards our.
typical phrases we use to close a formal.
email.
so there we have the formal style now.
let's compare that one to a semi-formal.
version of the same kind of email.
in this case it's a follow-up email.
after a less formal meeting with a.
potential new business partner and as.
you'll see in a moment we're already.
using first names.
dear nidra first of all i just wanted to.
say thanks for the productive meeting on.
monday it was great to meet you and find.
out more about your business so here you.
can already see a big difference first.
of all first names so imagine that first.
meeting was less formal and by the end.
of the meeting we were using first names.
also in that first line we don't have.
the i would like to we have i just.
wanted to say.
and also rather than saying it was.
lovely to meet you and learn more about.
your business we have the less formal it.
was great to meet you and find out more.
about your business.
i've attached a document with the extra.
information about.
that you asked for here we see more.
examples of a less formal style instead.
of i have attached we use the short form.
i've attached we don't use words like.
additional information or that you.
requested we use less formal style extra.
information.
that you asked for.
and now let's look at the last part of.
the email please let me know if you need.
any more information looking forward to.
our next meeting on january 10th regards.
derek so again much less formal.
please let me know instead of the very.
formal please do not hesitate to contact.
me if you need any more information.
instead of if you require any further.
information and also in the closing part.
looking forward to instead of i look.
forward to.
and then we have regards which is.
slightly less formal than best regards.
so there we can see the differences.
between the very formal and the.
semi-formal.
and as i said before the semi-formal is.
the one we use most often in business.
correspondence but of course as i said.
earlier it always depends on who you're.
writing to company culture the business.
culture those are things you need to be.
aware of.
now let's take a look at the comparison.
between the semi-formal and the informal.
style.
this time we have another follow-up.
email but it's after a very informal.
meeting with a colleague you know very.
well.
hi tom just a quick mail to say thanks.
for the meeting on monday and to send on.
that extra info you asked for.
see attachment.
the first difference we can see here is.
in the greeting hi tom hi is less formal.
than.
deer and then also in the start of that.
first sentence just a quick mail to say.
this is a typical way to start an.
informal email.
when you're giving someone information.
and then we also have phrases like to.
send on that extra info very informal.
let's continue if you need anything else.
just get in touch so again very formal.
expression here just get in touch.
see you at the next meeting cheers derek.
so typical way to end an informal email.
see you at the next meeting.
cheers cheers can mean goodbye it can.
also mean thank you this is just one.
possibility if you want to see more ways.
to end an informal email check out my.
other lesson.
17 ways to end an email.
now it's time for the last part of the.
lesson where i show you more examples of.
typical email phrases for formal.
semi-formal and informal emails.
let's start with friendly openings it's.
often a good idea to use one of these.
after you're greeting and before you say.
why you are writing.
i hope everything is going well.
semi-formal.
i hope all's well.
and in the informal version.
hope all's well or nothing we don't.
always need to include a friendly.
opening especially to people who we are.
writing to on a daily basis or who we.
write to.
very often.
and now an example for saying why you.
are writing.
i am writing to update you on.
semi-formal i just wanted to update you.
on.
and in the informal version.
just wanted to keep you in the loop on.
keep you in the loop is a very informal.
phrase which means to keep somebody.
informed about the latest information.
about something.
requests.
formal style.
would it be possible too.
semi-formal.
is there any chance you can.
and the informal can you.
making arrangements.
i was wondering if you would be.
available for a meeting next.
semi-formal would you be available for a.
meeting next.
and informal.
can we meet next.
confirming arrangements i would like to.
confirm our meeting.
just want to confirm our meeting.
i'll be there.
giving information i am afraid i will.
not be able to.
i'm afraid i won't be able to.
and sorry but i won't make it to.
and one more example closing line.
referring to next contact.
i look forward to hearing from you soon.
looking forward to hearing from you soon.
and.
talk to you soon.
so that brings us to the end of another.
short lesson i hope you liked it and i.
hope you found it helpful don't forget.
to check out all of my other email.
lessons here on youtube.
i'll leave a link in the description if.
you did like the lesson hit the like.
button and share with your friends and.
colleagues subscribe to my channel if.
you haven't done that and don't forget.
to join my email list every two weeks i.
send out my free vocabulary email with.
additional business english words in the.
news and everyday english for you to.
learn the link is also in the.
description below thanks a lot for.
watching and talk to you soon.

Резюме

Началото на бизнес имейла Ви (поздравът, линията на отваряне и първото изречение) е първото нещо, което получателят вижда, когато отвори имейла ви. Като стартирате имейла си по професионален начин, е по-вероятно да създадете положително впечатление върху тях. Поздравът, който използвате, и първите няколко изречения, които избирате за началото на професионалните си бизнес имейли, ще зависят от вашата аудитория и контекста на вашата комуникация. Използвайте имейл поздравите и изразите за отваряне на имейли, споменати по-горе, като подкани винаги, когато не сте сигурни как да стартирате следващия си имейл до клиент или студена перспектива.

Не забравяйте да проверите два пъти имейлите си за всякакви правописни или граматични грешки и се уверете, че винаги пишете името на получателя правилно. Последният ни съвет е да го пазим кратък и сладък, тъй като никой не иска да чете дълги имейли. Хвани се бързо с помощта на правилния тон на гласа, а ти си златен.

Свързани статии

Благодарствени имейли

Научете как да пишете ефективни благодарствени имейли с нашите шаблони и 10 стъпки за успех. Подобрете клиентските отношения и изразете признателност чрез персонализирани съобщения. Посетете страницата и открийте как да впечатлите клиентите си!

Шаблони за имейли за уебинар

Открийте ефективни шаблони за имейли за уебинари, които ще увеличат посещаемостта и регистрациите на вашето събитие. Научете как да създадете покани, потвърждения и напомняния, които ангажират и информират участниците. Посетете LiveAgent за повече информация!

Имейл шаблони, с които да спечелите обратно клиентите си

Открийте безплатни имейл шаблони от LiveAgent, които ще ви помогнат да спечелите обратно клиентите си с персонализирани съобщения и отстъпки. Идеални за онлайн бизнеси и маркетингови кампании. Спестете време и усилия, използвайки нашите готови решения за повторно ангажиране.

Шаблони за имейл бюлетин

Открийте ефективни шаблони за имейл бюлетини с LiveAgent, които да подобрят вашата маркетингова стратегия. Научете важността на персонализацията, оптимизацията за мобилни устройства и законовите изисквания. Създайте ангажиращи бюлетини, които ще поддържат интереса на вашите абонати. Посетете ни и започнете вашата успешна кампания!