Шаблони за писмо за отказ

Колкото и всеки бизнес да иска да удовлетвори клиентите си всеки път, не винаги е възможно да кажете да на всички желания на клиентите си. Възприемането на идеята, че клиентът винаги е прав, ви затруднява в това да му откажете без да го разочаровате или изгубите като клиент. Когато клиент иска нещо, което не е налично, разумно или просто е невъзможно да предоставите обаче, всички, замесени в директна комуникация с клиента, трябва да е съвсем наясно как да каже не по учтив начин.

Как да кажете не на клиентите си без да ги изгубите

Как да кажете не на молбите или исканията на клиентите си без да ги ядосате, изнервите или разочаровате? Ето няколко базови правила, които да имате предвид когато трябва да напишете имейл за отказ на съществуващи или потенциални клиенти.

• Перифразирайте “не”-то, използвайки положителен език, който е единственият начин на комуникация, който трябва да използвате когато пишете писмо за отказ.
• Използвайте опростен формат за имейла за отказ: изкажете признателност, споделете новините, кажете защо, предложете помощ и завършете положително.
• Изкажете съпричастност с чувствата на клиента си (напр. Напълно разбирам, че…, Знам колко е изнервящо да… и т.н.)
• Винаги давайте обяснение защо не можете да изпълните искането на клиента (напр. нещо, което не отговаря на политиката на компанията).
• Потвърдете отказа си без да давате празни обещания на клиента (напр. не обещавайте, че ще разработите функционалност в близкото бъдеще ако нямате наистина такъв план).
• Намерете най-близката алтернатива ако е възможно. Дори и тя да не устройва клиента, той все пак ще оцени усилието ви.
• Уверете се, че клиентът разбира, че отхвърляте молбата му, а не лично на него.
• Ако нещата се променят, се свържете отново с клиента, за да му кажете, че вече можете да изпълните искането му.

Как да кажете не на клиент: 7 шаблона на писма за отказ

Без значение дали се касае за страх от лоша репутация, влошаване на взаимоотношенията ви с клиента или това напълно да го изгубите, да откажете на исканията на клиент може да бъде предизвикателство ако не знаете как да подходите професионално. Всъщност, да се научите как да казвате не е жизнено важно умение, особено за тези, които работят директно с клиенти. По-долу ще намерите няколко стандартни шаблона за писма за отказ, които можете да използвате (и персонализирате) за вашите клиенти.

Как да кажете не на искане за разработка на функционалност от клиент

Как да кажете не на клиент, искащ функционалност, която е била премахната

Как да кажете не на клиент, искащ отстъпка

Как да кажете не на клиент, искащ да му върнете пари или да смени/върне стока

Как да кажете не на клиент, който иска да свършите работата му вместо него

Как да откажете среща с клиент

Как да кажете не на проект на клиент

Често задавани въпроси

Както е писмо за отказ?

Писмо за отказ е официално писмо, което информира кандидат за работа, че той/тя няма да бъде нает.

Какво да напиша в писмото за отказ?

Писмото трябва накратко да обощава защо няма да наемете кандидата. Писмото трябва да завършва с благодарност. Освен това, писмото за отказ трябва да бъде изпратено до седмица след интервюто.

Как да напиша добро писмо за отказ?

Писмото трябва да е адресирано до кандидата и написано в трето лице. Трябва да е професионално, учтиво и кратко.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Както е писмо за отказ?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Писмо за отказ е официално писмо, което информира кандидат за работа, че той/тя няма да бъде нает.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Какво да напиша в писмото за отказ?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Писмото трябва накратко да обощава защо няма да наемете кандидата. Писмото трябва да завършва с благодарност. Освен това, писмото за отказ трябва да бъде изпратено до седмица след интервюто.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Как да напиша добро писмо за отказ?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Писмото трябва да е адресирано до кандидата и написано в трето лице. Трябва да е професионално, учтиво и кратко.” } }] }